Ngay từ sáng sớm, các nhóm tình nguyện đã có mặt tại sân bay quốc tế Soekarno-Hatta ở Jakarta để đón các đại biểu đến từ Đông Á, Nam Á, Đông Nam Á và nhiều khu vực khác trên khắp châu lục. Được trang bị lịch trình các chuyến bay, thẻ nhận diện và các phương tiện liên lạc, các tình nguyện viên theo dõi thông tin cập nhật về các chuyến bay, chào đón các tham dự viên và phối hợp việc đưa đón đến địa điểm tổ chức đại hội cũng như nơi lưu trú chính thức tại khách sạn Mulia Jakarta.

Trong khi các nhóm tại sân bay phụ trách việc đón tiếp các đoàn, các tình nguyện viên tại khách sạn khẩn trương chuẩn bị khu vực đăng ký, nơi các đại biểu nhận thẻ đại biểu, tài liệu hội nghị và thông tin về chương trình đại hội. Những nhóm khác hỗ trợ các tham dự viên làm thủ tục nhận phòng, vận chuyển hành lý và hướng dẫn các thông tin cần thiết sau khi họ vừa đến từ các chuyến bay quốc tế.

Công tác chuẩn bị không chỉ dừng lại ở việc đón tiếp và bố trí nơi lưu trú. Đội ngũ truyền thông tiến hành kiểm tra hệ thống phát trực tiếp, ban phụng vụ hoàn tất những công tác cuối cùng cho các cử hành Thánh Thể, trong khi các bộ phận truyền thông, y tế, hậu cần và kỹ thuật hoàn tất những khâu kiểm tra vận hành cuối cùng trước khi đại hội chính thức khai mạc.

Theo Cha Frans Kristi Adi Prasetya, Thư ký Ban Tổ chức địa phương, việc đón tiếp các đại biểu không chỉ đơn thuần đánh dấu sự khởi đầu của công tác tổ chức đại hội.

Cha chia sẻ: “Trước khi các đại biểu bước vào hội trường để cùng nhau suy tư về những thách đố mà Giáo hội tại châu Á đang phải đối diện, chúng tôi mong muốn trước hết họ cảm nhận mình được đón tiếp như những anh chị em trong cùng một gia đình.”

Cha cho biết thêm, sự đón tiếp này phản ánh tinh thần hiệp hành vốn là nền tảng của kỳ đại hội.

“Mọi khía cạnh của công tác đón tiếp đều được chuẩn bị không chỉ nhằm mang lại sự thuận tiện cho các đại biểu, nhưng còn để diễn tả tinh thần của một Giáo hội hiệp hành, một Giáo hội cùng nhau bước đi.” 

Việc tổ chức đón tiếp các đại biểu đòi hỏi nhiều tháng chuẩn bị và phối hợp giữa các tình nguyện viên của Giáo hội với cơ quan quản lý sân bay, lực lượng xuất nhập cảnh, đơn vị vận chuyển, nhân viên khách sạn và các cơ quan chính quyền. Trong suốt cả ngày, những thay đổi về lịch bay, việc đăng ký bổ sung và công tác điều phối phương tiện đưa đón đều được theo dõi và xử lý liên tục.

Tiếp đón các giám mục Việt Nam

Cha Frans cho biết chính sự cộng tác ấy là một biểu hiện cụ thể của chủ đề hiệp hành mà kỳ đại hội hướng đến.

Cha nói: “Thành công của Đại hội toàn thể FABC không dựa trên nỗ lực của một nhóm duy nhất, nhưng trên sự cộng tác của toàn thể Dân Thiên Chúa. Giáo dân, các nữ tu và nam tu sĩ, các linh mục, giám mục, các tình nguyện viên và các cơ quan đối tác của chính quyền đều đóng góp theo vai trò riêng của mình, cùng hiệp nhất trong một cam kết chung là phục vụ Giáo hội tại châu Á.”

Trong số những người tham gia phục vụ có Hilary Aristotel, một trong các sĩ quan liên lạc được phân công đồng hành với các đại biểu trong suốt thời gian diễn ra đại hội.

Chị chia sẻ: “Được chọn làm sĩ quan liên lạc và trở thành một phần của sự kiện có ý nghĩa đặc biệt này là một niềm vinh dự đối với tôi.”

Hilary cho biết nhiệm vụ của các sĩ quan liên lạc đòi hỏi sự phối hợp liên tục để đáp ứng nhu cầu của gần 150 tham dự viên, đồng thời phối hợp chặt chẽ với các nhóm phụ trách an ninh, vận chuyển, lưu trú, truyền thông, chăm sóc sức khỏe và tiếp đón.

Hilary cho biết trải nghiệm này cho thấy sự phối hợp nhịp nhàng giữa các ban phụ trách khác nhau trong việc hướng đến một mục tiêu chung, khi mỗi người đều góp phần vào việc tổ chức thành công kỳ đại hội.

Đến chiều tối, phần lớn các đại biểu đã có mặt tại khách sạn Mulia và ổn định nơi lưu trú. Các ban tổ chức tiếp tục rà soát lịch đón các đoàn trong ngày hôm sau, đồng thời hoàn tất những công tác chuẩn bị cuối cùng cho các phiên họp khai mạc.

Được Giáo hội Công giáo tại Indonesia đăng cai tổ chức, Đại hội toàn thể lần thứ XII của Liên Hội đồng Giám mục Á Châu (FABC) quy tụ các vị lãnh đạo Giáo hội từ khắp châu Á để cùng tham dự một tuần lễ cầu nguyện, đối thoại và phân định với chủ đề về hoán cải hiệp hành và sứ mạng của Giáo hội trong việc xây dựng những nhịp cầu trên khắp châu Á.

Tác giả: Gabriel Abdi Susanto

Nguồn: rvasia.org